La era tecnológica en la que vivimos sin duda ha sido de gran beneficio para la humanidad. La información cada vez está más cerca del usuario y el accesarla cada vez es más sencillo. Sin embargo, para las empresas esto ha significado hasta cierto punto un reto, ya que la presión competitiva del mercado las exige a diferenciar cada vez más sus productos o servicios.

PERMITANOS CONVERTIRNOS EN UNA EXTENSIÓN DE SU EMPRESA

Ante el panorama mencionado anteriormente debemos decir, que ahora no basta solo con transmitir una información a un cliente, sino que debemos saber como transmitirla apropiadamente, para que nuestro mercado meta reciba exactamente el mensaje que deseamos. Por lo tanto el hacer cualquier tipo de reunión para transmitir un mensaje, ya sea dentro de una empresa, o hacia fuera ella, a la audiencia meta, es para ATP^® Internacional una gran responsabilidad.

Le invitamos a sentir la tranquilidad de contar con ATP^® Internacional a cargo de su reunión, desde el inicio, hasta el final.

Sea en reuniones pequeñas o de gran magnitud, podemos hacer que esta destaque y alcance el éxito esperado. Le ofrecemos:

• Planificación y ejecución de su actividad.
• Administración del proceso estratégico.
• Administración de procesos de calidad y de riegos, para evitar la crisis.
• Administración del presupuesto.
• Atención de detalles legales y de seguridad.
• Selección de sedes.
• Soporte en los diseños creativos y logísticos de su evento.
• Personal entrenado para la atención de su actividad.
• Administración de hospedajes, transportes, y otros servicios turísticos.
• Negociación con los proveedores.
• Administración del manejo integral de sus invitados, incluyendo el seguimiento requerido desde el momento que salen de su casa hasta que regresan a la misma.

¿No tiene claro aun quien lo va a patrocinar, como fijar el monto de inscripción, cual es la mejor sede para su evento, etc, etc? No se preocupe sus dudas son razonables! Sin duda el congreso es uno de los eventos donde el proceso de planificación es más minucioso. No importa si será pequeño o grande, de igual manera exigirá la previsión de cientos de detalles y un alto grado de coordinación de todo el equipo ejecutivo, así como de todas las diferentes comisiones, para trabajar sistematizadamente y poder cumplir los objetivos planteados. Con el agravante, en este tipo de eventos, que las carreras del final, son incompatibles con el ahorro de recursos.

NUESTRO INTERÉS ES QUE SU CONGRESO DE PERPETUÉ POR MUCHO AÑOS.

En ATP^® Internacional sabemos lo que viene adelante, y sea que piense en nuestra contratación para manejar completa o parcialmente su congreso, cuente con nuestro soporte integral, para ayudarlo a alcanzar el éxito. Nuestro interés es:

Y también sabemos que eso dependerá en gran medida de la impresión que se lleve cada uno de los participantes de este próximo evento. Podemos darle el apoyo que necesite en las cualquiera de la áreas que mencionamos a continuación.

Administración de registros

Nos esmeramos para que los procesos registro sean tan cómodos y fluidos como sea posible. Mantenemos las líneas de la comunicación siempre abiertas con su oficina, para que nos hagan llegar sus dudas y preguntas, desde el momento que se crea el primer registro, hasta el momento de enviar el informe final.

• Contamos con tecnología de información para el manejo del congreso, para los registros y para la contabilidad de las inscripciones.
• Recibimos inscripciones anticipadas vía correo, fax, correo electrónico y la página Web, procesándolas en un plazo no mayor de 24 horas después de recibidas.
• Confirmamos las inscripciones por correo, fax, o correo electrónico.
• Proveemos informes demográficos de las inscripciones.
• Preparamos los gafetes con códigos de barras para que los exhibidores recuperen la información de los visitantes.
• Preparamos los boletos para acontecimientos especiales.

Venta y manejo de exhibidores y patrocinios

Proporcionamos servicios especializados para el manejo de exposiciones, que se van desde 30 hasta 500 espacios. Nuestros servicios incluyen la venta de espacios, servicios completos al cliente y manejo durante el evento.

• Desarrollamos listas de patrocinadores y expositores potenciales.
• Nos encargamos de la venta de patrocinios y espacios de exhibición.
• Verificamos el espacio disponible para la exhibición y diseñamos planos de piso.
• Preparamos y ejecutamos los contratos con los exhibidores (seguimiento para la firma del contrato).
• Proveemos ayuda a los clientes de exhibidores durante la exposición.
• Publicamos una guía de las exhibiciones y proporcionamos supervisión para los expositores.
• Contamos con un Centro de Internet.
• Coordinamos y supervisamos las áreas y desarrollo de los Coffee Breaks.

Selección de la sede

El espacio para los congresos es costoso y de alta demanda. Las organizaciones deben de reservar, generalmente, con años de anticipación para conseguir el lugar ideal para su acontecimiento y con el mejor precio posible. Podemos determinar la mejor sede disponible para su acontecimiento, acorde a sus necesidades y presupuesto. Hacemos la investigación, las inspecciones, e intercedemos con el personal del centro para hacer de su acontecimiento un éxito.

• Inspeccionamos las sedes potenciales con anticipación y hacemos las recomendaciones.
• Negociamos tarifas especiales para habitaciones individuales, o bien para bloques de habitaciones y del espacio de reuniones.
• Revisamos los contratos con los proveedores para estar bien claros y entendidos de los mismos.

Desarrollo del programa académico y manejo de los resúmenes

Un factor de éxito para un congreso es contar con un excelente programa técnico. Manejamos todos los detalles para el establecimiento del programa. Esto permite que el comité se concentre en su función crítica, que es seleccionar las mejores y más llamativas presentaciones que se han presentado.

• Preparamos y distribuimos las llamadas de los participantes.
• Manejamos la presentación de "abstracts" y el proceso de revisión.
• Grabamos la información de contacto del autor.
• Notificamos a los autores de los resultados del proceso de selección del programa.
• Diseñamos, preparamos, y distribuimos los programas.
• Coordinamos las necesidades de audio-visuales para los expositores.
• Publicamos los resúmenes del evento en papel y/o en el CD-ROM.
• Mantenemos al día las listas de correo.

Logística y manejo del congreso

La atención especial que ATP^® Internacional pone a los pequeños detalles hace la diferencia entre una conferencia buena y una conferencia excepcional.

• Manejamos la tranquilidad y la seguridad durante el evento.
• Establecemos un centro de mensajes durante la conferencia.
• Reservamos y manejamos las rutas de autobuses.
• Proporcionamos acceso a Internet y al E-mail.
• Proporcionamos confirmación de los participantes durante el evento.
• Contratamos y coordinamos a los intérpretes.
• Organizamos espacios en el salón de sesiones, detalles del escenario y los servicios de audio-visuales.
• Diseñamos las pantallas introductorias para las sesiones y los avisos generales.
• Coordinamos la grabación audio y/o video de las sesiones.
• Coordinamos las habitaciones de hospitalidad, salas de prensa y la sala de reunión de expositores.
• Planeamos y supervisamos los menús, las comidas, los almuerzos y los banquetes.
• Nos encargamos de los acontecimientos especiales, incluyendo lugares, transporte, tours, confirmación de vuelos, alimentos y bebidas.

Manejo financiero

ATP^® Internacional está comprometida a utilizar los métodos más eficientes y costo-efectivos para todas las tareas. Nuestra meta es hacer que su acontecimiento se vea tan profesional como sea posible, mientras se conservan los recursos financieros.

ATP^® Internacional ejecutará sus responsabilidades financieras en forma eficientemente, acertada y de manera que permita un seguimiento claro de los gastos y de la utilidad. También proveeremos al cliente un método eficaz para comparar fácilmente los estados financieros de su evento año con año.

• Preparará el presupuesto del evento.
• Establecerá una cuenta bancaria, recibirá y depositará los ingresos, y pagará las cuentas a proveedores.
• Mantendrá un expediente contable completo de todas las transacciones, y proporcionará informes financieros periódicos y finales.

Seguimiento después del evento

Solo porque el evento concluyó, esto no significa que nuestro trabajo está acabado. Estamos orgullosos de disponer para usted de un informe demográfico del evento que concluyó. Podemos proveerle un informe financiero final completo y auditado no más de tres meses posteriores a la conclusión del evento.

También podremos asegurarle que los expedientes y las bases de datos estén actualizados con miras a la organización del congreso del próximo año. Por supuesto, en ningún evento dejan de presentarse incidentes y por esta razón lo instamos fuertemente a establecer una reunión posterior al evento para que se discutan las posibles mejoras.

Una característica del vínculo, entre los Profesionales de las Ciencias Médicas y la Industria Farmacéutica, es el constante e intenso intercambio de información. Sabemos además que en última instancia, el fin primordial de este flujo de conocimientos debe ser el beneficio del paciente, a quien debe ofrecérsele la mayor calidad de vida posible.

EN ATP^® INTERNACIONAL SABEMOS COMO DARLE EL APOYO INTEGRAL QUE NECESITA, PORQUE PODEMOS HABLAR EN SU "MISMO IDIOMA".

Tomando en consideración lo anterior mencionado, y teniendo en cuenta todos los factores que pueden interferir en una adecuada comunicación, ATP^® Internacional se ha propuesto el reto de facilitar la comunicación entre este binomio, sea a nivel de los congresos, seminarios, presentaciones de productos, patrocinios o cualquier reunión que contribuya con el fin primordial de este vínculo.

Para mayor información lo invitamos a visitar las secciones: Eventos Empresariales y Congresos, en esta misma página.

Cuando hablamos de instituciones, ya sea de Gobierno u ONG., hablamos de objetivos casi altruistas, en lo que a comunicación se refiere. También comprendemos que por su naturaleza estos organismos son muy rigurosos y hasta complejos en sus procesos y procedimientos.

EN ATP^® INTERNACIONAL USTED ENCONTRARÁ QUIEN TRABAJE POR USTED

En ATP^® Internacional entendemos las necesidades de nuestros clientes, nos anticipamos e incluso tratamos de ir más allá de las mismas. Trabajamos dentro de los canales apropiados para satisfacer las necesidades extraordinarias de área de Gobierno y de los Organismos Internacionales, nos concentramos en entregar servicios excepcionales.

• Administramos todos los aspectos relacionados con el protocolo y ceremonial de gobierno.
• Administramos el manejo de invitados oficiales.
• Proveemos los más variados servicios turísticos requeridos por sus invitados.
• Administramos los protocolos de seguridad exigidos por cada una de las naciones participantes del evento.
• Le brindamos soporte en los diseños creativos y logísticos de su evento.
• Le proveemos el soporte necesario para el manejo de la prensa.
• Seleccionamos las sedes del evento.
• Administramos el riesgo del evento con rigurosidad.
• Administramos todos los procesos de Alimentos y Bebidas, congruentes con las costumbres de sus invitados.
• Administramos su presupuesto.
• Cuidamos todos los detalles legales y de seguridad de su actividad.
• Le proveemos de personal entrenado para la atención de su actividad.
• Le proporcionamos los equipos tecnológicos necesarios para la cobertura del evento.

¿El viaje de incentivo que está planeando tiene un significado muy importante, cierto? ¡Normalmente queremos que toda salga perfecto ya que este es el agradecimiento al grupo que cumplió sus metas. O quizás esperamos motivarlos para que trabajen fuerte en el logro de los objetivos del próximo periodo! Permítanos mostrarle como en ATP^® Internacional...

...PODEMOS SUPERAR SUS EXPECTATIVAS

Nuestros profesionales no dejarán escapar detalle alguno, para el logro de los objetivos propuestos por su organización. A partir de las diferentes necesidades de cada grupo, le diseñamos un programa a la medida de su empresa, donde se mezcla el placer de viajar, la cultura, la aventura, la gastronomía y en fin todo lo que Usted pueda necesitar.

• Seleccionamos el mejor destino, de acuerdo a su presupuesto.
• Desarrollamos el proceso logístico para el traslado de sus colaboradores.
• Administramos su presupuesto.
• Le brindamos apoyo en la organización de las actividades de integración.
• Nuestros servicios incluyen adquisición de boletos aéreos, administración de habitaciones.
• Administramos programas de acompañantes
• Recogemos todos los recuerdos y los reproducimos en CD, DVD o en fotografía.
• Disponemos de los mejores creativos para el diseño de imagen de su evento.
• Cuidamos todos los detalles legales y de seguridad de su actividad.
• Le proporcionamos todo la asesoría en el manejo migratorio de los invitados.
• Le proveemos de personal entrenado para la atención de su actividad.
• Le confeccionamos la página web del evento con toda la información necesaria para sus colaboradores.
• Servicio de registros en línea.